Ưu tiên 1
Điều chỉnh chương trình có sẵn
AI tìm trong các chương trình đã xây dựng và kinh doanh, chọn chương trình phù hợp nhất với yêu cầu rồi điều chỉnh theo khách: số khách, ngày khởi hành, hạng lưu trú, hoạt động.
Hệ thống quản lý tập trung ứng dụng AI
Trọn vòng đời tour,trên một hệ thốngduy nhất.
Từ yêu cầu của khách, AI dựng chương trình, báo giá, điều hành, quyết toán đến chăm sóc sau bán — nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn, ít rủi ro hơn.
~30 phút
từ khi nhận yêu cầu đến khi gửi proposal, thay vì 4–8 giờ/tour
Mục tiêu KPI
100%
dịch vụ cần đặt được tổng hợp tự động khi khách chốt tour
Mục tiêu KPI
Việt – Anh
proposal online song ngữ, mở nhanh trên điện thoại
Proposal online
Bối cảnh
Vấn đề không nằm ở năng lực nhân sự, mà ở cách dữ liệu và quy trình đang được tổ chức.
- EExcelBảng giá NCC, công thức tính giá
- GGoogle DriveBảng giá NCC, tài liệu, hình ảnh
- TTravefyLịch trình gửi khách quốc tế
- EEmailĐặt chỗ, trao đổi điều hành
- TTeamsTrao đổi điều hành
- ZZaloĐặt chỗ, trao đổi điều hành
Thông tin chuyển qua Email, Teams, Zalo, Excel — nhập lại nhiều lần; quyết toán chậm.
Khảo sát vòng đời tour tại Topas Travel
-
01
Tour Setup
- Nghiệp vụ
- Xác định nhu cầu, dựng chương trình; tính doanh thu, chi phí, lợi nhuận
- Hiện trạng
- 4–8 giờ/tour, chủ yếu thủ công; công thức giá trên Excel, cập nhật tay khi NCC đổi giá
- Tác động
- Phản hồi chậm → rủi ro mất khách vào đối thủ; rủi ro báo giá lệch, lỗ
-
02
Tour Operation
- Nghiệp vụ
- Đặt dịch vụ NCC, xác nhận, chuẩn bị trước tour; xử lý sự cố phát sinh
- Hiện trạng
- Trao đổi qua nhiều kênh riêng lẻ; trạng thái booking chưa tập trung
- Tác động
- Khó kiểm soát chi phí thực tế theo thời gian thực; rủi ro sót dịch vụ
-
03
Post-tour
- Nghiệp vụ
- Đối soát chi phí, doanh thu, kết toán, đóng sổ; chăm sóc khách
- Hiện trạng
- Đối soát hóa đơn, chứng từ với NCC thủ công; chưa có luồng tự động gửi khảo sát
- Tác động
- Chốt sổ chậm, ảnh hưởng dòng tiền; bỏ lỡ cơ hội khách quay lại và giới thiệu
Bốn nguyên nhân gốc
-
Không có một nguồn dữ liệu chung
Giá NCC, mẫu tour, hình ảnh, hợp đồng nằm rải rác trên Excel, Google Drive, Travefy và hộp thư cá nhân.
-
Các bước không nối với nhau
Báo giá, điều hành, kế toán nhập lại dữ liệu của bước trước — tốn thời gian và sai lệch khi bàn giao.
-
Kiểm soát phụ thuộc con người
Margin, trạng thái booking, hạn xác nhận được theo dõi bằng trí nhớ và kinh nghiệm, thiếu cảnh báo từ hệ thống.
-
Dữ liệu khách chưa được tích lũy
Lịch sử, sở thích, phản hồi của khách chưa được lưu tập trung để chăm sóc và bán lại.
Đây là bài toán tích hợp dữ liệu và tự động hóa quy trình.
Điều cần là một nền tảng chung kết nối các bước, không phải thêm một công cụ rời rạc nữa.
Bốn lợi ích cốt lõi
Cùng hướng tới một mục tiêu: tăng doanh thu và năng lực cạnh tranh.
Hai lợi ích đầu trực tiếp tạo thêm doanh thu — từ khách mới và từ khách cũ; hai lợi ích sau bảo vệ lợi nhuận và giúp lãnh đạo điều hành kịp thời.
-
Chốt nhiều khách hơn
Báo giá nhanh, chuyên nghiệp
Cách làm hiện tại
Báo giá mất 4–8 giờ/tour, phụ thuộc kinh nghiệm cá nhân; khách chờ lâu trong khi so sánh nhiều đơn vị.
Với Travelope
AI tạo chương trình từ dữ liệu của doanh nghiệp trong vài phút; giá tính tự động; proposal online song ngữ, trình bày đồng nhất.
Chốt được nhiều khách hơn, cạnh tranh tốt hơn với các đơn vị cung cấp sản phẩm tương tự.
-
Doanh thu từ khách cũ
Chăm sóc sau bán
Nâng cấpCách làm hiện tại
Chưa có hoạt động chăm sóc sau tour; dữ liệu khách chưa được khai thác để bán lại.
Với Travelope
Tổng kết chuyến đi cho khách B2B, ấn phẩm lưu niệm hình ảnh cho đoàn, ưu đãi chuyến sau, tích điểm, voucher giới thiệu.
Tăng khách quay lại và khách được giới thiệu — thêm doanh thu từ tệp khách sẵn có.
-
Bảo vệ lợi nhuận
Liền mạch kinh doanh – điều hành – tài chính
Cách làm hiện tại
Thông tin chuyển qua Email, Teams, Zalo, Excel; nhập lại nhiều lần; quyết toán chậm.
Với Travelope
Một luồng dữ liệu: báo giá chốt thành hồ sơ điều hành, dịch vụ tự tổng hợp, chi phí thực tế đi thẳng vào quyết toán.
Tối ưu thời gian, giảm sai sót và thất thoát giữa các khâu; bảo vệ lợi nhuận từng đoàn.
-
Quyết định kịp thời
Quản trị thời gian thực
Cách làm hiện tại
Báo cáo tổng hợp thủ công từ nhiều file, có độ trễ.
Với Travelope
Dashboard theo cấp: nhân viên, trưởng bộ phận, CEO và tập đoàn.
Ra quyết định kịp thời, dựa trên số liệu doanh thu – chi phí – lợi nhuận luôn cập nhật.
Giải pháp tổng thể
Một luồng, một nền tảng.
Mọi nghiệp vụ chạy trên cùng một hệ thống. Kết quả của bước trước là đầu vào của bước sau, không cần nhập lại.
-
01 · Khách hỏi tour
Yêu cầu tour
Yêu cầu từ email, website hoặc đại lý được ghi nhận thành phiếu yêu cầu: điểm đến, thời gian, số khách, ngân sách, tiêu chuẩn lưu trú, hoạt động mong muốn, yêu cầu đặc biệt và thời hạn phản hồi.
-
02 · Dựng lịch trình bằng AI
Dựng tour
AI tạo chương trình hoàn chỉnh theo từng ngày, ưu tiên chương trình có sẵn; giá vốn, giá bán, biên lợi nhuận tính tự động.
-
03 · Đọc chương trình online
Khách chốt
Mỗi chương trình một link riêng, song ngữ, mở nhanh trên điện thoại; biết khách mở proposal khi nào, xem bao nhiêu lần.
-
04 · Tự mở kèm checklist
Hồ sơ điều hành
Tour đã chốt trở thành hồ sơ điều hành chỉ bằng một nút bấm — kế thừa khách hàng, ngày đi, số khách, lịch trình, doanh thu, chi phí và người phụ trách.
-
05 · Đặt DV, HDV, sự cố
Vận hành đoàn
Dịch vụ cần đặt được tổng hợp theo ngày và theo NCC; một màn hình cho biết dịch vụ nào chưa đặt, đang chờ xác nhận hay đã hoàn tất.
-
06 · Lãi/lỗ đúng đoàn
Quyết toán
Đối chiếu chi phí thực tế với dự toán ban đầu; thấy ngay khoản phát sinh, tour lời hay lỗ bao nhiêu và nguyên nhân chênh lệch.
Dữ liệu nhập một lần ở bước một, chạy suốt tới bước sáu.
Tour Setup · AI dựng chương trình
AI dựng chương trình từ chính dữ liệu của doanh nghiệp.
Từ phiếu yêu cầu, AI tạo chương trình tour hoàn chỉnh theo từng ngày — lịch trình, hoạt động và vé tham quan, khách sạn và bố trí phòng, bữa ăn, di chuyển, hướng dẫn viên, hình ảnh minh họa và bảng giá.
Yêu cầu từ email, website hoặc đại lý được ghi nhận thành phiếu yêu cầu. Từ phiếu yêu cầu, nhân viên tạo chương trình và phương án báo giá mà không phải nhập lại dữ liệu.
-
1
Đọc yêu cầu
Đọc toàn bộ thông tin khách cung cấp: điểm đến và thứ tự ưu tiên, số ngày, số khách, hạng lưu trú, ngân sách, hoạt động mong muốn, ngày khởi hành, yêu cầu đặc biệt.
-
2
Tìm chương trình có sẵn
Tìm trong các chương trình đã xây dựng những chương trình phù hợp nhất với yêu cầu: điểm đến, số ngày, hạng lưu trú, ngân sách, hoạt động.
-
3a
Có chương trình phù hợp: điều chỉnh
Lấy chương trình phù hợp nhất làm nền; điều chỉnh số khách, ngày khởi hành, hạng lưu trú, thêm hoặc bớt hoạt động theo yêu cầu; giữ nguyên các phần đã phù hợp.
-
3b
Chưa có chương trình phù hợp: sáng tạo mới
Phân bổ điểm đến vào từng ngày theo thứ tự khách ưu tiên; chọn hoạt động và vé, khách sạn và bố trí phòng, bữa ăn, di chuyển, hướng dẫn viên — chỉ từ kho dữ liệu của doanh nghiệp.
-
4
Gắn nội dung & hình ảnh
Tiêu đề, mô tả từng ngày và hình ảnh minh họa lấy từ thư viện nội dung của doanh nghiệp.
-
5
Tính giá vốn & giá bán
Tính giá vốn từng dịch vụ theo bảng giá NCC hiện hành, tổng hợp giá bán theo quy tắc giá đã cấu hình và đối chiếu với ngân sách khách.
-
6
Hoàn tất
Kết xuất chương trình hoàn chỉnh để tư vấn viên kiểm tra, chỉnh sửa và gửi khách.
Có sẵn trước — sáng tạo sau
AI không dựng tour từ đầu nếu đã có chương trình phù hợp.
Phiếu yêu cầu Đã có chương trình phù hợp?
Ưu tiên 2
Sáng tạo chương trình mới
Chỉ khi chưa có chương trình phù hợp, AI mới dựng chương trình mới — và chỉ dùng điểm đến, hoạt động, khách sạn, dịch vụ có trong kho dữ liệu.
Tư vấn viên kiểm tra trước khi gửi khách
Vì sao ưu tiên chương trình có sẵn
Giữ bản sắc sản phẩm
Chương trình gửi khách bám theo các hành trình trải nghiệm doanh nghiệp đã xây dựng, không phải một lịch trình chung chung.
Ít rủi ro
Lịch trình, nhà cung cấp và logistics đã được kiểm chứng qua các đoàn thực tế.
Phản hồi khách trong ngày
Tận dụng nội dung, hình ảnh, cấu trúc đã có; tư vấn viên chủ yếu kiểm tra phần được điều chỉnh.
Yêu cầu của khách
- Điểm đến mong muốn và thứ tự ưu tiên
- Số ngày, số khách (người lớn, trẻ em, em bé), số phòng
- Hạng lưu trú và ngân sách (theo tổng đoàn hoặc theo khách)
- Hoạt động mong muốn, ngày khởi hành, yêu cầu đặc biệt
AI
Chỉ làm việc trên dữ liệu của doanh nghiệp, không lấy dữ liệu từ nguồn bên ngoài
Dữ liệu của doanh nghiệp
- Chương trình tour có sẵn: đang kinh doanh, đã báo giá, chuyển đổi từ Travefy
- Kho điểm đến (điểm cha – điểm con), hoạt động và vé tham quan
- Khách sạn, hạng lưu trú, bảng giá phòng theo mùa
- Định mức bữa ăn, bảng giá NCC, thư viện hình ảnh
Mọi con số trên chương trình đều truy ngược được về một bản ghi gốc trong hệ thống.
-
AI không tự đặt giá
Giá vốn lấy từ bảng giá nhà cung cấp, giá bán theo quy tắc giá đã cấu hình.
-
Không có dịch vụ “không có thật”
AI chỉ chọn điểm đến, khách sạn, hoạt động có trong dữ liệu của doanh nghiệp.
-
Thiếu dữ liệu được ghi chú rõ
Phần thiếu được đánh dấu để bổ sung, không làm gián đoạn cả tiến trình.
-
Tư vấn viên luôn kiểm tra
Không chương trình nào được gửi khách trước khi tư vấn viên kiểm tra.
Tinh chỉnh bằng hội thoại Nâng cấp
Gõ một câu. Chương trình tự điều chỉnh và tính lại giá.
Thay vì sửa tay từng mục — thêm ngày, đổi khách sạn từng đêm, xóa từng bữa ăn rồi tính lại giá — tư vấn viên chỉ cần gõ một câu yêu cầu cho trợ lý AI. Hệ thống tự điều chỉnh các phần liên quan; tư vấn viên xem lại rồi mới xác nhận áp dụng.
- “Đổi thành 5 ngày”
- “Nâng lên khách sạn 5 sao”
- “Bỏ bữa tối”
- “Thêm Hội An”
Mọi thay đổi được kiểm tra với dữ liệu thật (điểm đến, hạng khách sạn, số ngày cho phép) trước khi áp dụng; trợ lý chỉ dùng các thao tác đã định sẵn, không tạo ra dữ liệu không có thật.
So với cách làm hiện tại
Tiêu chí Hiện tại: dựng thủ công Với AI trên dữ liệu doanh nghiệp
Tận dụng chương trình cũ Tìm lại file cũ trên Excel, Google Drive, Travefy; phụ thuộc trí nhớ từng người AI tự tìm chương trình có sẵn phù hợp nhất và điều chỉnh theo yêu cầu
Khi chưa có chương trình phù hợp Dựng tay từ đầu AI sáng tạo mới từ kho dữ liệu của doanh nghiệp
Tính giá Tra bảng giá, tính thủ công trên Excel Tự tính theo bảng giá NCC hiện hành và quy tắc giá đã cấu hình
Tính nhất quán Mỗi người một kiểu Cùng cấu trúc, giữ bản sắc sản phẩm
Thời gian 4–8 giờ/tour Vài phút để có chương trình; khoảng 30 phút đến khi gửi khách
Tính giá & lợi nhuận
Biết lãi hay lỗ từ lúc báo giá.
Dự toán chi phí tự động từ lịch trình, tách rõ chi phí theo đầu khách và chi phí chung cho đoàn. Giá bán tính theo quy tắc chung; lợi nhuận dự kiến, biên lợi nhuận và số khách tối thiểu để không lỗ hiện ngay.
Quy tắc giá bán
- Tỷ lệ lợi nhuận
- Thuế
- Hoa hồng
- Giá trẻ em/em bé
- Làm tròn
- Ưu đãi đặt sớm
TOUR-NVN8D
Northern Vietnam Discovery 8 ngày
Hà Nội · Ninh Bình · Hạ Long · Sapa · 11 khách tính giá
- Báo giá tổng
- 70.340.000 ₫
- Chi phí tổng
- 62.738.159 ₫
- Lợi nhuận dự kiến
- 7.601.841 ₫
Biên lợi nhuận
10,8%
Số liệu mẫu của chương trình trên bản demo
Một khung chung cho mọi tour
- 01Lịch trình
- 02Điểm đến
- 03Hoạt động
- 04Lưu trú
- 05Ẩm thực
- 06Vận chuyển
- 07Vé
- 08Guide
- 09Giá
Mọi tour dùng chung một khung. Không còn mỗi người một kiểu; dễ kiểm soát, dễ cập nhật, tái sử dụng được dữ liệu.
-
Giá lấy đúng mùa, đúng số lượng
Tự lấy giá từ bảng giá nhà cung cấp theo đúng mùa, giai đoạn và số lượng sử dụng: giá phòng theo mùa của từng khách sạn, vé tham quan, vận chuyển, suất ăn, phí HDV.
-
Lưu trú theo hạng phòng
Chọn khách sạn, hạng phòng, loại giường, số phòng cho từng đêm; giá lấy đúng mùa giá của khách sạn.
-
Nhiều phương án cho một yêu cầu
Lưu nhiều phương án tư vấn kèm lịch trình, giá, lợi nhuận và trạng thái; biết phương án khách chọn.
-
Kịch bản giá theo nhiều mốc số khách Nâng cấp
So sánh với ngân sách khách đưa ra.
-
Khóa ngưỡng biên lợi nhuận tối thiểu Nâng cấp
Báo giá dưới ngưỡng phải được cấp trên phê duyệt.
-
Nhân bản & thư viện tour mẫu Nâng cấp
Sao chép chương trình cũ, giữ nguyên lịch trình và cấu trúc giá vốn; thư viện tour mẫu theo điểm đến và số ngày.
Proposal online
Trình bày như trang tạp chí. Mở bằng một chạm.
Khách du lịch inbound thường gửi yêu cầu cho nhiều đơn vị cùng lúc. Đơn vị gửi được chương trình phù hợp, trình bày chuyên nghiệp sớm nhất có lợi thế lớn khi khách ra quyết định.
Link riêng Không cần cài ứng dụng, không cần đăng nhập Thu hồi link
Lượt khách xem 16 và lần xem gần nhất — để Sales follow-up đúng lúc
Ảnh chụp trang proposal trên bản demo đang chạy — cùng một chương trình, hai ngôn ngữ.
- 01
Một chạm, link riêng
Mỗi chương trình một link riêng — khách không cần cài ứng dụng, không cần đăng nhập. Thu hồi hoặc đổi link bất cứ lúc nào; link cũ mất hiệu lực ngay.
- 02
Trình bày như trang tạp chí
Timeline hành trình trực quan, hình ảnh theo từng ngày, điểm đến và lưu trú, bản đồ tuyến, phương tiện, giá và nội dung gói tour; điều khoản và chính sách hoàn hủy lấy từ thư viện.
- 03
Hiển thị Việt – Anh
Tài liệu gửi khách song ngữ; AI soạn mô tả hành trình theo văn phong riêng của doanh nghiệp ở Bản Nâng cấp.
- 04
Mở nhanh trên di động
Tối ưu cho điện thoại, tải nhanh cả khi dùng mạng di động.
- 05
Đo lượt xem
Ghi nhận số lượt khách mở chương trình và lần xem gần nhất để Sales chủ động follow-up.
- 06
Phương án & kết quả
Theo dõi phương án khách lựa chọn; chuyển thành đơn đặt tour khi khách chốt.
Tour Operation
Một hồ sơ cho mỗi đoàn. Kiểm soát theo thời gian thực.
Tour đã chốt trở thành Hồ sơ điều hành chỉ bằng một nút bấm. Hồ sơ tự kế thừa khách hàng, ngày đi, số khách, lịch trình, doanh thu, chi phí, dịch vụ và người phụ trách — không nhập lại, hạn chế sai lệch khi bàn giao.
Đơn đặt tour · đã chốt
- Khách hàng
- Ngày đi
- Số khách
- Lịch trình
- Doanh thu
- Chi phí
- Dịch vụ
- Người phụ trách
Hồ sơ điều hành
- Khách hàng
- Ngày đi
- Số khách
- Lịch trình
- Doanh thu
- Chi phí
- Dịch vụ
- Người phụ trách
Checklist tự sinh từ lịch trình
- Đặt phòng Chưa đặt
- Đặt xe Chưa đặt
- Xác nhận nhà hàng Chưa đặt
- Mua vé Chưa đặt
- Bố trí HDV Chưa đặt
-
Checklist tự sinh
Tự sinh checklist điều hành từ lịch trình và bộ mẫu theo loại tour — mỗi việc có người phụ trách, hạn và trạng thái.
-
Dịch vụ cần đặt, theo ngày và theo NCC
Một màn hình cho biết dịch vụ nào chưa đặt, đang chờ xác nhận hay đã hoàn tất. Đơn mua dịch vụ tạo trực tiếp từ nhu cầu của tour; khi NCC xác nhận, chi phí thực tế và khoản phải trả được cập nhật.
-
Danh sách đoàn, visa, bảo hiểm
Họ tên, giấy tờ, phòng ở, yêu cầu ăn uống; nhập nhanh từ Excel, xuất theo mẫu gửi khách sạn, hãng vận chuyển. Theo dõi hồ sơ visa và bảo hiểm du lịch của từng khách.
-
Email đặt hàng đối tác Nâng cấp
Email đặt dịch vụ theo mẫu, gửi ngay trên hệ thống; ghi nhận phản hồi, giá xác nhận, mã booking để cập nhật chi phí và lợi nhuận thực tế.
Thay đổi sau khi chốt tour — có tính toán, có phê duyệt, có lịch sử.
- Tăng/giảm số khách
- Đổi ngày đi
- Đổi khách sạn hay hạng phòng
- Thay tên khách
- Hủy một phần dịch vụ
- 01
Yêu cầu điều chỉnh
Mỗi thay đổi là một yêu cầu điều chỉnh riêng.
- 02
Tự tính chênh lệch
Tiền thu thêm hoặc hoàn lại, chênh lệch với NCC và phí phạt.
- 03
Phê duyệt
Gửi phê duyệt trước khi áp dụng.
- 04
Tự cập nhật
Đơn đặt tour, hồ sơ điều hành, dịch vụ cần đặt được cập nhật sau khi duyệt.
- 05
Lưu lịch sử
Trước/sau, lý do, người đề nghị, người duyệt.
Hiện trường & xử lý phát sinh Nâng cấp
Ứng dụng di động cho hướng dẫn viên
Xem chương trình, danh sách đoàn, phân công, dịch vụ đã đặt; tick checklist, ghi nhật ký hiện trường kèm ảnh, báo sự cố ngay tại chỗ; làm việc cả khi mất sóng và tự đồng bộ khi có mạng; nhận thông báo đẩy khi có phân công hoặc thay đổi.
- Sự cố ghi nhận theo nhóm, mức độ, người xử lý, chi phí phát sinh
- Chi phí phát sinh nhập kèm ảnh chứng từ, qua duyệt rồi đưa vào quyết toán
- Tạm ứng và hoàn ứng cho HDV theo từng đoàn
- Phân công nhân sự theo chuyến; cảnh báo khi trùng lịch giữa các đoàn
- Định vị GPS của đoàn theo thời gian thực
Minh họa tính năng của Add-on Ứng dụng di động
Hệ thống chủ động nhắc, thay vì chờ người nhớ.
Bản Cơ bản có dashboard công việc cho từng bộ phận: tour cần xử lý, việc sắp đến hạn, vấn đề cần chú ý. Với trung tâm thông báo ở Bản Nâng cấp, hệ thống chủ động gửi thông báo trong hệ thống và qua email tới Sales, Điều hành, Kế toán.
-
Công việc đến hạn, quá hạn
Mốc checklist sắp đến hoặc đã quá hạn
-
Dịch vụ chưa được xác nhận
NCC chưa phản hồi khi sắp đến ngày sử dụng
-
Đơn mới
Khách chốt tour, cần mở hồ sơ điều hành
-
Chứng từ chờ duyệt
Chi phí phát sinh, tạm ứng, điều chỉnh
-
Sự cố tại điểm đến
HDV báo sự cố cần xử lý ngay
-
Phân công, thay đổi lịch trình
Thông báo đẩy tới điện thoại HDV
Post-tour
Chốt sổ đúng hạn. Biến khách cũ thành doanh thu mới.
Kết quả kỳ vọng
- Lãi/lỗ đúng từng đoàn, chốt sổ đúng hạn, dòng tiền rõ ràng
- Tăng khách quay lại và khách được giới thiệu — thêm doanh thu từ tệp khách sẵn có
Quyết toán và đóng sổ tour
Đối chiếu chi phí thực tế với dự toán ban đầu; thấy ngay khoản phát sinh, tour lời hay lỗ bao nhiêu và nguyên nhân chênh lệch.
- Nâng cấp Hóa đơn khách hàng (đặt cọc, thanh toán nhiều đợt), hóa đơn điện tử; hóa đơn NCC đối chiếu với đơn mua
- Nâng cấp Bảng đối soát công nợ NCC tạo tự động theo kỳ; dự báo dòng tiền, cảnh báo kỳ số dư âm
- Nâng cấp Xuất dữ liệu cho phần mềm kế toán qua API, file định kỳ hoặc tích hợp hai chiều
Chăm sóc sau bán Nâng cấp
Khách hài lòng sẽ quay lại và giới thiệu thêm khách mới. Hệ thống dùng chính dữ liệu tích lũy trong chuyến đi — lịch trình thực tế, hình ảnh HDV chụp, phản hồi của khách — để chăm sóc khách theo một vòng khép kín, từ khi tour kết thúc đến booking tiếp theo.
Vòng khép kínTừ khi tour kết thúc đến booking tiếp theo
- Kết thúc tourDữ liệu, hình ảnh chuyến đi
- Tổng kết & lưu niệmBáo cáo B2B, ấn phẩm ảnh
- Khảo sát & đánh giáĐo hài lòng, mời review
- Ưu đãi chuyến sauVoucher, tích điểm
- Giới thiệuMã giới thiệu, thưởng hai bên
- Booking mớiKhách quay lại, khách mới
- 1Kết thúc tourDữ liệu, hình ảnh chuyến đi
- 2Tổng kết & lưu niệmBáo cáo B2B, ấn phẩm ảnh
- 3Khảo sát & đánh giáĐo hài lòng, mời review
- 4Ưu đãi chuyến sauVoucher, tích điểm
- 5Giới thiệuMã giới thiệu, thưởng hai bên
- 6Booking mớiKhách quay lại, khách mới
Báo cáo tổng kết chuyến đi cho khách B2B
Với khách doanh nghiệp, đại lý, trường học: tự tổng hợp từ hồ sơ điều hành và ứng dụng HDV — lịch trình thực tế, số khách, hoạt động, hình ảnh nổi bật, mức độ hài lòng; xuất bản song ngữ, kèm gợi ý cho chuyến đi tiếp theo.
Ấn phẩm lưu niệm hình ảnh cho đoàn
Ảnh HDV chụp và ảnh khách tải lên được gom theo ngày, theo điểm đến; dàn trang thành album online mang thương hiệu doanh nghiệp, gửi đoàn qua link riêng, có thể xuất bản in. Mỗi lượt khách chia sẻ là một lần giới thiệu.
Ưu đãi cho chuyến đi tiếp theo
Tự động gửi voucher cá nhân hóa theo lịch sử và sở thích vào thời điểm phù hợp — dịp kỷ niệm chuyến đi, trước mùa đẹp của điểm đến khách quan tâm.
Tích điểm và giới thiệu
Thẻ thành viên tích điểm theo giá trị tour; mỗi khách có mã giới thiệu riêng — người giới thiệu và người được giới thiệu cùng nhận ưu đãi; ghi nhận doanh thu mang về từ từng mã.
Khảo sát, đánh giá và hỗ trợ
Tự động gửi khảo sát sau tour, tổng hợp chỉ số hài lòng theo tour, HDV, khách sạn; ticket hỗ trợ/khiếu nại theo SLA để xử lý kịp thời, trước khi thành đánh giá xấu.
Toàn bộ tính năng chăm sóc sau bán thuộc Add-on Chăm sóc khách hàng của Bản Nâng cấp; ấn phẩm lưu niệm dùng ảnh từ ứng dụng HDV (Add-on Ứng dụng di động).
Quản trị thời gian thực
Mỗi cấp thấy đúng số liệu mình cần — luôn cập nhật.
Số liệu được ghi nhận ngay tại nơi phát sinh — báo giá, đặt dịch vụ, chi phí hiện trường, quyết toán — nên dashboard luôn phản ánh tình hình kinh doanh tại thời điểm xem, không chờ tổng hợp cuối kỳ.
-
01
Tập đoàn
- Báo cáo song ngữ Việt – Anh về doanh thu, chi phí, lợi nhuận
- Kết nối Power BI/Tableau, API vào hệ thống báo cáo tập đoàn Nâng cấp
- Số liệu hợp nhất cả ba mảng Travel, Ecolodge, Trail Series Toàn diện
-
02
CEO, Ban Giám đốc
- Doanh thu, chi phí dự kiến/thực tế, lợi nhuận, biên lợi nhuận theo đoàn, loại tour, tháng
- Cơ cấu khách theo nguồn, quốc tịch, điểm đến, kênh bán; mùa vụ, dòng tour mũi nhọn Nâng cấp
- Trợ lý báo cáo: hỏi đáp số liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên Nâng cấp
-
03
Trưởng bộ phận
- Dashboard công việc và điều hành: tour cần xử lý, việc sắp đến hạn, vấn đề cần chú ý
- Hiệu suất Sales: số báo giá, tỷ lệ chuyển đổi, doanh thu theo tư vấn viên Nâng cấp
-
04
Nhân viên, HDV
- Việc của tôi: đoàn phụ trách, việc đến hạn, dịch vụ chờ xác nhận
- Thông báo đẩy trên điện thoại Nâng cấp
Kho dữ liệu dịch vụ
Nền móng quyết định độ chính xác của giá và chất lượng đề xuất của AI.
- 01
Nhà cung cấp
Liên hệ, điều kiện thanh toán, tài khoản ngân hàng, lịch sử hợp tác, đánh giá chất lượng; bảng giá theo giai đoạn, mùa giá, số lượng.
- 02
Lưu trú
Khách sạn, resort, homestay; mùa giá riêng từng cơ sở; hạng phòng, loại giường, sức chứa; giường phụ, phụ thu phòng đơn, giá trẻ em.
- 03
Điểm đến & hoạt động
Hoạt động, trải nghiệm tại điểm đến (thời lượng, đối tượng, NCC, chi phí); vé tham quan theo đối tượng, giờ mở cửa, yêu cầu đặt trước.
- 04
Vận chuyển & ăn uống
Phương tiện theo chặng, NCC, giá thuê, phụ phí; định mức chi phí theo loại bữa và phân khúc.
- 05
Giá & chính sách
Quy tắc tính giá bán (lợi nhuận, thuế, hoa hồng, trẻ em, làm tròn, đặt sớm); chính sách hoàn hủy theo mốc thời gian.
- 06
Nội dung dùng chung
Thư viện hình ảnh & nội dung; điều khoản & điều kiện; danh mục dùng chung; mẫu checklist điều hành; tour mẫu (Nâng cấp).
Ứng dụng AI
AI ở những khâu tốn thời gian nhất — luôn trong vòng kiểm soát của con người.
Tình huống AI làm gì Con người kiểm soát Phương án
AI xây dựng chương trình tour Ưu tiên tìm và điều chỉnh chương trình có sẵn; sáng tạo mới khi chưa có — chỉ trên dữ liệu của doanh nghiệp Tư vấn viên kiểm tra trước khi gửi Cơ bản
Tinh chỉnh bằng hội thoại Hiểu yêu cầu gõ bằng lời, tự điều chỉnh phần liên quan của chương trình và tính lại giá Thay đổi hiển thị để tư vấn viên xác nhận Nâng cấp
Nội dung song ngữ Viết mô tả hành trình, dịch Việt – Anh theo văn phong của doanh nghiệp Sales duyệt nội dung Nâng cấp
Trợ lý báo cáo Trả lời câu hỏi về số liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên Dữ liệu hiển thị theo phân quyền Nâng cấp
Trợ lý tư vấn 24/7 Chat đa ngôn ngữ (Đan Mạch, Anh, Việt): trả lời câu hỏi, gợi ý lịch trình theo sở thích, ngân sách Chuyển tư vấn viên kèm ngữ cảnh Nâng cấp
Nguyên tắc sử dụng AI
- 01
AI không tự định giá.
Mọi con số lấy từ kho dữ liệu dịch vụ và quy tắc giá đã cấu hình; AI chỉ chọn và sắp xếp dịch vụ.
- 02
Có sẵn trước, sáng tạo sau.
AI chỉ làm việc trên dữ liệu của doanh nghiệp; ưu tiên tận dụng chương trình có sẵn và chỉ dùng dịch vụ có trong kho dữ liệu.
- 03
Không gì gửi ra ngoài khi chưa qua người duyệt.
Dù là proposal cho khách hay email cho nhà cung cấp.
- 04
Dữ liệu không dùng để huấn luyện mô hình.
Dùng dịch vụ AI cấp doanh nghiệp có cam kết không dùng dữ liệu để huấn luyện; dữ liệu cá nhân nhạy cảm được lược bỏ khi không cần thiết.
Phương án triển khai
Ba phương án. Mỗi phương án bao gồm toàn bộ phương án trước.
Bắt đầu với Bản Cơ bản và bổ sung dần theo mức độ ưu tiên và ngân sách — các add-on của Bản Nâng cấp có thể chọn riêng lẻ.
Theo đề xuất cho Topas Việt Nam
-
Topas Travel · Travelope Core
Cơ bản
~3 tháng triển khai
300.000.000 đ
chi phí ban đầu
Chi phí định kỳ8.000.000 đ/tháng
Trọn bộ nghiệp vụ để vận hành đầy đủ: tiếp nhận yêu cầu, AI tạo chương trình, tính giá vốn và giá bán, báo giá trực tuyến, chốt đơn; hồ sơ điều hành, đặt dịch vụ với NCC, xử lý thay đổi sau chốt; quyết toán đoàn và theo dõi lợi nhuận.
Báo giá nhanh, chuyên nghiệp để chốt được nhiều khách hơn; kinh doanh – điều hành – tài chính liền mạch; lãnh đạo nắm số liệu tức thì.
-
Topas Travel · Core + 6 add-on
Nâng cấp
~6 tháng triển khai
700.000.000 đ
chi phí ban đầu
Chi phí định kỳ8.000.000 đ/tháng
Bản Cơ bản cộng chiều sâu cho từng khâu: tour mẫu và kịch bản giá; email đặt dịch vụ, hiện trường, sự cố, hợp đồng; tài chính – công nợ – dòng tiền; chăm sóc sau bán; báo cáo chuyên sâu; ứng dụng di động cho HDV; AI nâng cao; tích hợp định vị GPS đoàn.
Thêm chăm sóc sau bán, tích điểm, giới thiệu để tăng doanh thu từ khách cũ; kiểm soát tài chính và hiện trường chặt chẽ; báo cáo chuyên sâu cho Ban Giám đốc và tập đoàn.
-
Cả ba mảng kinh doanh
Toàn diện
~12 tháng triển khai
Thỏa thuận
sau khi Topas đồng ý triển khai
Chi phí định kỳThỏa thuận
Bản Nâng cấp áp dụng thêm cho Topas Ecolodge (nâng cấp PMS, bảo trì, giao việc, nhận diện khách tại lodge), Vietnam Trail Series (cổng dữ liệu Runner, Sponsor Hub, khớp GPS – BIB) và quản trị nội bộ (HRM, LMS).
Một nền tảng cho cả ba mảng: bán chéo khách giữa tour, lodge và giải chạy; quản trị hợp nhất toàn Topas Việt Nam.
Add-on chọn riêng từng phần
Chi phí ban đầu gồm bản quyền phần mềm và triển khai, vận hành – bảo trì 12 tháng; chuyển đổi dữ liệu miễn phí 01 lần. Chi phí định kỳ gồm hạ tầng, cloud 500 GB (3.000.000 đ/tháng) và dịch vụ AI (5.000.000 đ/tháng).
- Add-on Setup Tour nâng cao40.000.000 đ
- Add-on Điều hành nâng cao50.000.000 đ
- Add-on Tài chính100.000.000 đ
- Add-on Chăm sóc khách hàng80.000.000 đ
- Add-on Báo cáo & Quản trị hệ thống40.000.000 đ
- Add-on Ứng dụng di động80.000.000 đ
Nhận định của Ignify
Bản Cơ bản giải quyết trọn vẹn bài toán lớn nhất — báo giá chậm và kiểm soát lợi nhuận. Bản Nâng cấp giải quyết đầy đủ các vấn đề còn lại và mở thêm nguồn doanh thu từ chăm sóc sau bán. Dù chọn phương án nào, lộ trình đều bắt đầu từ các giai đoạn của Bản Cơ bản để có giá trị sớm nhất.
Lộ trình triển khai
Go-live luồng bán hàng trước — nơi tác động lớn nhất.
4–8 giờ xuống ~30 phút mỗi tour. Sau đó theo dòng chảy của tour: Tour Setup → Điều hành → Tài chính → Chăm sóc sau bán → Báo cáo chuyên sâu.
Giai đoạn T1T2T3T4T5T6T7T8T9T10T11T12
GĐ 0Khảo sát & chốt thiết kếT1 · 4 tuần · Tài liệu yêu cầu, thiết kế; danh mục chức năng chốt theo phương án Tài liệu yêu cầu, thiết kế; danh mục chức năng chốt theo phương án
GĐ 1Nền tảng & dữ liệuT2 · ~1 tháng · Hệ thống nền trên server chính thức; dữ liệu đã chuyển đổi và xác nhận Hệ thống nền trên server chính thức; dữ liệu đã chuyển đổi và xác nhận
GĐ 2Tour Setup & bán hàngT2–T3 · ~2 tháng · Go-live cho Sales Go-live cho Sales
GĐ 3Điều hành, quyết toán & báo cáoT2–T3 · ~2 tháng · Go-live cho Điều hành, Kế toán, Ban Giám đốc; hoàn tất Bản Cơ bản Go-live cho Điều hành, Kế toán, Ban Giám đốc; hoàn tất Bản Cơ bản
GĐ 4Điều hành nâng cao & app di độngT4–T6 · ~3 tháng · Go-live cho Điều hành và HDV
GĐ 5Tài chính & chăm sóc sau bánT4–T6 · ~3 tháng · Go-live cho Kế toán và bộ phận chăm sóc khách hàng
GĐ 6Báo cáo, AI nâng cao & tích hợpT4–T6 · ~3 tháng · Hoàn tất Bản Nâng cấp
GĐ 7Topas EcolodgeT7–T9 · ~3 tháng · Go-live cho Topas Ecolodge
GĐ 8Quản trị nội bộ (HRM, LMS)T8–T10 · ~3 tháng · Go-live cho toàn công ty
GĐ 9Vietnam Trail SeriesT10–T12 · ~3 tháng · Hoàn tất Bản Toàn diện
Hỗ trợ vận hànhHypercare, tối ưu sau go-live
Thứ tự triển khai theo bốn nguyên tắc
- 01
Dữ liệu trước, tính năng sau
AI và tính giá chỉ chính xác khi kho dữ liệu dịch vụ và bảng giá NCC là dữ liệu thật.
- 02
Giá trị sớm
Go-live luồng bán hàng trước — nơi demo đã có nền và tác động lớn nhất.
- 03
Theo dòng chảy của tour
Tour Setup → Điều hành → Tài chính → Chăm sóc sau bán → Báo cáo chuyên sâu.
- 04
Theo phụ thuộc và mùa vụ
Hạng mục sau chỉ bắt đầu khi hạng mục nền đã ổn định; tránh go-live vào mùa cao điểm.
Phương pháp triển khai
- 01
Agile theo sprint 2 tuần
Demo cuối mỗi sprint cho người dùng chính để điều chỉnh sớm.
- 02
Pilot trước khi mở rộng
Chạy với một nhóm Sales/Điều hành trước khi mở rộng toàn bộ phận.
- 03
UAT theo kịch bản tour thực tế
Nghiệm thu theo danh mục chức năng và KPI đã thống nhất ở Giai đoạn 0.
- 04
Hypercare tại chỗ
Hỗ trợ tăng cường sau mỗi lần go-live, có mặt tại Hà Nội và Sapa trong những tuần đầu.
Chuyển đổi miễn phí 01 lần: bảng giá NCC và công thức giá (Excel); tài liệu, hình ảnh (Google Drive); mẫu lịch trình và chương trình tour đã bán (Travefy); danh sách khách hàng.
Công nghệ, tích hợp & bảo mật
Mở rộng được, kiểm soát chặt, vận hành theo thời gian thực.
- Giao diện
- Micro Frontend + UI Library dùng chung; web responsive; ứng dụng di động cho HDV
- Dịch vụ nghiệp vụ
- Kiến trúc module/microservices, giao tiếp qua API — bật từng add-on độc lập
- Quy trình
- BPM theo sự kiện: hồ sơ tự chuyển đúng người, đúng bước
- AI
- Dịch vụ AI qua API doanh nghiệp; không phụ thuộc một nhà cung cấp AI duy nhất
- Dữ liệu & báo cáo
- CSDL giao dịch; kho dữ liệu báo cáo tách riêng để báo cáo nhanh mà không ảnh hưởng vận hành
- Hạ tầng
- Cloud 500 GB; sao lưu tự động; giám sát; uptime ≥ 99,5%
Tích hợp
- Excel
- Google Drive
- Travefy
- Email doanh nghiệp
- Hóa đơn điện tử
- Power BI
- Tableau
- Phần mềm kế toán
- PMS
- Máy chấm công
- Strava
- UTMB
- ITRA
Phương thức tích hợp cụ thể được xác nhận trong Giai đoạn 0, tùy khả năng cung cấp API của bên thứ ba.
-
Phân quyền theo vai trò
Sales, Điều hành, Trưởng phòng, Kế toán, Ban Giám đốc, Quản trị — đến từng thao tác xem, thêm, sửa, xóa, phê duyệt; kiểm soát ai được xem giá vốn, sửa giá, gửi báo giá.
-
Nhật ký thao tác
Ghi lại sửa giá, duyệt chứng từ, xóa dữ liệu — ai thực hiện, khi nào; lưu lịch sử thay đổi đơn tour.
-
Bảo vệ dữ liệu cá nhân
Thông tin khách quốc tế (hộ chiếu, sức khỏe, ăn kiêng) được giới hạn truy cập; thiết kế đáp ứng Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và GDPR.
-
An toàn ứng dụng
Kiểm thử bảo mật theo chuẩn OWASP; link proposal thu hồi được; API có xác thực.
-
Sao lưu và khôi phục
Sao lưu tự động hằng ngày; kịch bản khôi phục được diễn tập định kỳ.
Về Ignify
Đối tác công nghệ cho chuyển đổi số và ứng dụng AI vào hoạt động thực tế.
Công ty Cổ phần Ignify nghiên cứu và phát triển phần mềm, cung cấp giải pháp công nghệ phục vụ chuyển đổi số và tối ưu hoạt động doanh nghiệp. Đội ngũ kỹ sư chuyên sâu về phát triển phần mềm, trí tuệ nhân tạo, khoa học dữ liệu và an ninh mạng — xuất thân chủ yếu từ Đại học Bách khoa Hà Nội và các trường đại học công nghệ hàng đầu Việt Nam.
-
2017
Năm thành lập
-
100+
Nhân sự
-
70+
Kỹ sư phần mềm
-
15
Thạc sĩ, Tiến sĩ CNTT
-
30+
Dự án trong nước
-
15+
Dự án nước ngoài
Khách hàng và đối tác tiêu biểu
BIDV/SeABank/Viettel/VTC/Đại học Bách khoa Hà Nội/Viện Nghiên cứu Dệt may Việt Nam/Singapore Power/Sinar Mas Indonesia/Chính phủ Singapore/Chính phủ Bahrain/Bộ Quốc phòng Malaysia
Bước tiếp theo
Bước tiếp theo chỉ là một buổi demo.
Trên chính chương trình tour thật của doanh nghiệp anh chị.
- 01
Đặt lịch demo
Khoảng 45 phút. Chúng tôi dựng thử một chương trình tour thật của anh chị ngay trên hệ thống.
- 02
Dùng thử có hướng dẫn
Đội của anh chị chạy vài tour thật trên Travelope; chúng tôi đồng hành và đo kết quả cùng anh chị.
- info@ignify.co
- Hà Nội
- (+84) 919 542 866
- Singapore
- (+65) 8363 7595
- Website
- ignify.co